Cerita Pengajuan Visa Schengen (Italia)

Beberapa waktu yang lalu, saya diminta pak bos untuk mengikuti suatu acara di Roma, Italia. Tentunya, memerlukan visa Schengen. Sebenarnya untuk pengajuan visa schengen ini tidak terlalu sulit. Semua persyaratan bisa dilihat di situs VFS (Indonesia ke Italia) VFS ini sendiri adalah sebuah lembaga/perusahaan yang bertugas menangani pengurusan visa untuk beberapa negara. Lokasinya ada di Kuningan City.

Jika semua persyaratan lengkap, Insya Allah, visa bisa disetujui dalam 5-15 hari kalender (dulu saya 5 hari). Namun, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan (berdasarkan pengalaman saya):

1. Untuk pengajuan visa Schengen melalui Italia, harus melakukan janji ketemuan dulu. Jadi, kita ndak bisa tiba-tiba datang. Mungkin peminatnya banyak, jadi perlu diatur waktunya.
2. Masih nyambung dengan poin sebelumnya, pas saya dulu, sistem untuk memilih tanggal janji ketemu ternyata bermasalah. Kemudian saya mengirim email, dan Alhamdulillah dijawab dan diberikan tanggal janjian. Saya rasa respon terhadap email cukup dapat diandalkan dibanding nelpon (yang dijawab sama mesin yang marmos)
3. Dari semua syarat-syarat yang diperlukan, ada satu syarat yang tidak bisa ndadak ngurusnya. Alias musti ngurus jauh-jauh hari. Syarat ini adalah surat referensi bank. Beberapa bank memerlukan tanda tangan atau izin dari kepala cabang tempat kita membuat rekening. Beuh. Repot. Dan si kepala cabang, sering cuti atau tidak ada di kantor (citation needed 😀 ). Jadi, alangkah baiknya diurus sedini mungkin. Beda halnya dengan tiket pesawat, surat dari perusahaan, itinerari perjalanan, atau bahkan asuransi, semua bisa langsung jadi dalam hitungan menit.

Dari tiga catatan saya, saya sempat gagal di nomer 3. Alasannya, saya cuman mencantumkan rekening koran 3 bulan terakhir tanpa surat referensi bank. Padahal itu perlu. Repotnya, saya baru menyadari setelah dikasih tahu mbak-mbak yang jaga di loket VFS. Padahal, posisi saya ada di Jakarta, dan sudah terlanjut beli tiket pesawat untuk pulang jam 2. Kalau harus pulang ke Jogja dulu, dan balik lagi, tekor di ongkos.

Sekitar jam 9an, terpaksalah saya muter otak.

Saya punya 3 rekening (sebut saja rekening Ina, Ini, dan Itu). Rekening Ina ini yang saya gunakan untuk syarat sebelumnya. Rekening Ini, saldonya dikit. Sementara rekening Itu, saya ndak bawa kartu debit maupun buku tabungannya.

Tentu saya cari Bank Ina terdekat. Alhamdulillah, cukup dekat. Walking distance. Saya pun kesana. Namun, hasilnya nihil. Kata mbak teller, perlu minimal 2 hari. Alasannya perlu minta persetujuan dari bank tempat saya membuat rekening (di Jogja), dan perlu tanda tangan kepala cabang di sana, yang kebetulan lagi luar. Beuh. Coret.

Rekening Ini juga saya coret, karena saldo tidak memungkinkan. Kalaupun di top up, malah mencurigakan, dan rawan ditolak. Coret.

Lantas, saya mencari Bank Itu terdekat. Lumayan dekat, gojek distance lah. Kantornya enak, adem. Saya pun menunggu dengan sabar antrian saya, sembari deg-degan karena saya ndak bawa kartu debit maupun buku tabungannya. Agak lama kemudian, dipanggil. Namun, jawaban 11-12 dengan Bank Ini, alasannya 11-12, kepala cabang lagi cuti (lupa-lupa ingat saya). Beuh.

Di tengah kebingungan, saya mencoba menghubungi Customer Service (CS) bank Itu di Jogja yang biasa saya datangi kalau ada perlu dengan Bank Itu (cuman ada satu juga sih di Jogja). Untung dulu sempet dikasih nomer hapenya. Kalau ada perlu bantuan. Dan saat-saat perlu bantuan itu datang :D.

Saya coba sms, eh dibales. Ada harapan. Lalu mau ditelpon balik, dan saya disuruh ngasih hape saya ke CSnya. Tak berapa lama kemudian, dikasih lagi ke saya hapenya. Lalu saya mendengarkan penjelasannya, yang kurang lebih sama bahwa saya ndak bisa dapat surat referensi kalau ndak ada kepala cabang. Beuh.

Kemudian, beliau bilang mau mencarikan Bank Itu terdekat yang ada kepala cabangnya. Beuh. Baik sekali. Saya pun disuruh menunggu.

Tik-tok tik-tok, jam berbunyi, sudah jam 11an. Dan hari itu Hari Jumat juga. Bingung mau jumatan dimana (rencana semula jumatan di bandara, biar cepet).

Saya ditelpon lagi, dan Alhamdulillah, ada Bank Itu yang sesuai dengan spesifikasi. Agak jauh sih, di Tanah Abang. Dueng.

Saya langsung bergegas pesan ojek online. Sambil harap-harap cemas. Semoga masih cukup waktunya.

Sampai di lokasi, mas-mas (kayaknya CS), sudah siap sedia membantu (mungkin sudah dikabari CS yang di Jogja. Bedezing, bedezing, jadi deh si surat referensi bank. Dan ndak disuruh bayar (biasanya 50rb padahal) :v.

Surat sudah di tangan. Saya pun bergegas mencari masjid buat ikutan solat. Tadinya udah kepikiran gak ikut solat Jumat (musafir). Untuk nemu, meski sempet bingung nyari masjidnya. Alhamdulillah, masih bisa ikutan.

Selesai solat Jumat, saya pesan ojek online lagi, balik ke VFS, masuk lagi, dan langsung menyerahkan semua persyaratan.

Alhamdulillah, bisa pulang.

5 hari kemudian, ada pesan bahwa visa sudah jadi. 🙂

Pelajaran yang saya peroleh dalam mengurus dokumen (atau urusan lain), tentukan atau persiapkan empat hal berikut:

1. Syarat minimum yang harus dipenuhi agar proses bisa berlanjut
   Ndak usah gemerlap, yang penting bisa jalan dulu saja. MVP (minimum viable product) kalau istilah start up-nya.
2. Syarat-syarat mana yang makan waktu lama
   Dalam kasus saya, si surat referensi bank. Kalau ndak ajaib, saya pasti harus pulang ke Jogja, lalu balik lagi.
3. Back up
   Saya scan atau pindai semua dokumen saya, lalu saya taruh di awan alias cloud (Dropbox). Dengan cara ini saya bisa mendapatkan kopian dokumen dalam waktu singkat, dimana pun saya berada, asal ada internet dan printer. Kepepetnya, samperin kantor teman, lalu numpang nge-net dan nge-print di sana 😀 (Ini ada ceritanya juga, tapi beda visa, tunggu tanggal mainnya 😀 )

Tak lupa saya ucapkan terima kasih pada Customer Service Bank Itu Cabang Jogja yang sudah membantu 🙂

Sekian cerita dari saya, semoga berfaedah.